نحوه نوشتن درخواست برای پروپوزال (همراه با تمپلیت نمونه)

نحوه نوشتن درخواست برای پروپوزال به چه شکل است و آیا اصلا پروپوزال لازم است؟ شما چه برای یک آژانس کوچک یا یک شرکت بازاریابی بزرگ کار کنید، حتما به یک RFP یا فرم درخواست برای پروپوزال نیاز پیدا خواهید کرد. درخواست برای پروپوزال یا RFP به شما این امکان را می‌دهد که خریدها، کارها و انجام امور سازمان و شرکت خود را مدیریت کنید.

یک درخواست پروپوزال استاندارد به شما این امکان را می‌دهد که پیشنهادات را از ارائه‌دهندگان خدمات یا فروشنده‌های مختلف جمع‌آوری کنید و شرکتی را انتخاب کنید که هم از نظر مهارت و هم از نظر بودجه، با معیارهای شما مطابقت دارد.

شما زمانی که کار را به یک تأمین‌کننده برون‌سپاری می‌کنید، این احتمال وجود دارد که خواسته یا ناخواسته مشکلاتی در روند کار به وجود بیاید. کاری که یک RFP انجام می‌دهد این است که تا حدود زیادی از بروز اختلالات احتمالی جلوگیری کند تا هر دو طرف بفهمند چه چیزی، چه زمانی و به چه میزان باید تحویل داده شود.

الگوی RFP

در اینجا، ما یک الگوی RFP ارائه کرده‌ایم که می‌توانید برای نوشتن ساختار اولیه یک درخواست برای پروپوزال از آن استفاده کنید و همچنین یک نمونه RFP برای الهام گرفتن بیشتر نیز ارائه کرده‌ایم. ممکن است نمونه درخواست برای پروپوزال ارائه‌شده یک نمونه جامع نباشد اما به‌صورت کلی استاندارد یک RFP و چارچوب‌هایی که استفاده می‌کنند به همین شکل است.

نحوه نوشتن درخواست برای پروپوزال

نکات زیادی در رابطه با نحوه نوشتن درخواست برای پروپوزال وجود دارد که مهم‌ترین این نکات به شرح زیر است:

۱. مشخص کردن پروژه، طرح نهایی و بودجه

قبل از اینکه بخواهید درخواست برای پروپوزال خود را بنویسید باید این سه فاکتور مهم را برای آن تعریف کنید. با این کار نگرش شما نسبت به کاری که می‌خواهید انجام دهید روشن‌تر می‌شود و در کنار آن این اطلاعات چارچوبی را برای RFP فراهم می‌کند که از کلی‌گویی و جزئی گویی پرهیز می‌شود و یک RFP استانداردی نوشته خواهد شد.

2. ارائه اطلاعات پیشینه و مقدمات

قبل از اینکه به عمق مسئله بپردازید و جزئیات را مورد بررسی قرار دهید بهتر است که ابتدا اطلاعات پیشینه و مقدماتی را ارائه دهید. این کار به درک بهتر درخواست شما به‌وسیله شرکا کمک زیادی می‌کند و یک نگرش مثبتی در آن‌ها ایجاد می‌کند. همچنین و به‌خصوص در درک بازار فعلی، اهداف تجاری و چالش‌های فعلی و پیش روی به شرکت‌های مورد هدف شما بسیار کمک خواهد کرد.

3. تشریح خدمات مورد نظر

در این مرحله به‌تفصیل خدماتی را که شما به دنبال آن هستید، در درخواست برای پروپوزال ارائه دهید و هدف خود را به‌وضوح بیان کنید. به فرض مثال اگر شما می‌خواهید یک وب‌سایت برای کسب‌وکار خود بسازید احتمالا به شرکتی نیاز دارید که هم تجربه بک‌اند و هم تجربه فرانت‌اند را در طراحی سایت داشته باشد.

یا مثلا اگر شما به دنبال ساخت یک اپلیکیشن هستید، نیازهای شما کاملا فرق می‌کند و ممکن است به فاکتورهای شخصی و عمومی زیادی برای ساخت اپلیکیشن خود نیاز داشته باشید که باید در پروپوزال به آن‌ها اشاره کنید.

4. تشریح معیارهای انتخاب و جدول زمانی

مرحله بعد تشریح معیارهای انتخاب و جدول زمانی پروژه شما هستند. در اینجا، می‌توانید مهارت‌ها، خدمات و تخصص‌های بازاری را که برای بررسی لازم است، مشخص کنید. توضیحات واضح درباره معیارهای انتخاب به شما کمک می‌کند که RFP را تنظیم کنید و شرکتی را انتخاب کنید که بیشترین مطابقت را با نیاز شما داشته باشند.

همچنین جدول زمانی نیز یک فاکتور بسیار مهم است که در نوشتن درخواست پروپوزال حتما باید لحاظ شود. به شرکای بالقوه یک تاریخ پایان برای ارسال RFP، یک تاریخ برای انتخاب نهایی و یک جدول زمانی مشخص از شروع تا پایان پروژه بدهید تا شرکت‌هایی که پیشنهاد می‌دهند بتوانند پیشنهاد خود را تنظیم کنند.

5. تصحیح و ویرایش RFP

آخرین و مهم‌ترین قدم در نوشتن درخواست برای پروپوزال بازبینی و تصحیح آن است. چرا؟ زیرا حتی اشتباهات کوچک نیز می‌تواند جدول زمانی و زمان تحویل پروژه را از مسیر خارج کند. ممکن است خواسته یا ناخواسته اشتباهاتی در  RFPوجود داشته باشد که در صورت عدم رسیدگی نتایج منفی در پی خواهد داشت. مشکلات و اختلالات می‌تواند روی زمان انجام، بودجه و نحوه انجام پروژه کاملا تأثیرگذار باشد.

هنگامی‌که تمام جزئیات را بررسی کردید و قانع شدید که همه‌چیز در RFP دقیق و کامل است، زمان آن فرامی‌رسد که برای یافتن بهترین ارائه‌دهنده خدمات امور مربوطه را انجام دهید و آن را در دسترس شرکت‌های انجام دهنده این خدمات قرار دهید.

اکنون‌که اصول نوشتن یک RFP را درک کرده‌اید، می‌توانید الگوی خود را بسازید و سپس آن را پر کنید تا بتوانید پیشنهادات را از طریق شرکت‌های انجام دهنده خدمات بپذیرید. ما در نمونه درخواست‌های ارائه‌شده از یک شرکت فرضی به نام X استفاده خواهیم کرد تا دقیقا نحوه اجرای هر بخش را نشان دهیم.

در مرحله بعد، با استفاده از مشخصات و فرضیات همان شرکت ساختگی، به هر یک از عناصر RFP خواهیم پرداخت.

1. نوشتن پیشینه و مقدمه

در پاراگراف مقدماتی خود، باید اطلاعات پیش‌زمینه مفیدی را در مورد شرکت خود بگنجانید. مثلا چه کسی آن را تأسیس کرد، چه محصول یا خدماتی را شرکت شما ارائه می‌دهد، چه چیزی شما را از رقبا متمایز می‌کند و جایگاه شما در بازار فعلی به چه صورت است. اگر شرکتی قصد همکاری جدی با شما را داشته باشد حتما این اطلاعات را می‌خواهد.

مثال:

X یک شرکت طراحی وب است که به‌وسیله x در سال x ایجاد شد. در این شرکت یک رویکرد تیم محور و مبتنی بر راه‌حل جاری است. ما برای مشتریان خود خدمات … را انجام می‌دهیم. دفتر شرکت ما در … مستقر است.

2. تعریف اهداف پروژه

در مرحله بعد، می‌خواهید پروژه‌ای را که باید تکمیل کنید و اهدافی را که انتظار دارید از پروژه به انجام برسانید، ترسیم کنید. مهم است که تا جایی که ممکن باشد شفاف و واضح صحبت کنید. تعریف دقیق اهداف و نیازمندی‌ها به شما کمک می‌کند که بهترین شرکت متناسب با نیاز خود را بیابید.

مثال:

شرکت ما به دنبال خدمات یک شرکت بازاریابی است تا یک برنامه بازاریابی جامع و یکپارچه ایجاد و اجرا کند. سئو را بهبود دهد، فالوئرهای رسانه‌های اجتماعی را افزایش دهد و به‌طور موثر در زمینه کمپین تولید لید فعالیت کند.

شرکت منتخب مسئولیت توسعه و اجرای یک برنامه بازاریابی جامع و مقرون به صرفه را بر عهده خواهد داشت.

وظایف شامل معیارهای زیر است، اما ممکن است محدود به آنها نباشد:

• کمپین تولید لید
• کمپین مارکتینگ آنلاین
• بهبود سایت
• بهینه‌سازی موتور جستجو

3. جزئیات برنامه انتخاب پیش‌بینی‌شده

بسیار مهم است که یک برنامه دقیق را در نظر بگیرید تا ارائه‌دهندگان خدمات بدانند که آیا می‌توانند ضرب‌الاجل‌های شما را رعایت کنند یا خیر. همچنین باید برای ارائه‌دهندگان خدمات یک کانال ارتباطی اختصاص دهید تا بتوانند در مورد پروژه شما سؤال بپرسند.

مثال:

جدول زمانی درخواست پیشنهاد به شرح زیر است:

تاریخ درخواست

آخرین مهلت برای داوطلبان برای ارسال سؤالات: تاریخ

[نام شرکت] به سؤالات پیشنهاددهنده پاسخ می‌دهد: تاریخ

انتخاب مناقصه گران برتر/ اطلاع‌رسانی به مناقصه گران ناموفق: تاریخ

شروع مذاکره: تاریخ

اعطای قرارداد/ اطلاع‌رسانی به مناقصه گران ناموفق: تاریخ

4. تشریح زمان و مکان ارائه پیشنهادات

این بخش نیز یک بخش مهم بوده و این اطلاعات مهمی است که می‌خواهید به‌وضوح ارائه کنید، بنابراین شرکت‌های ارائه‌دهنده خدمات باید بدانند چگونه و کجا پیشنهادات خود را ارسال کنند.

مثال:

RFP در وبسایت ما به نشانی … ارسال می‌شود و از ساعت 10 صبح روز 1 اردیبهشت ۱۴۰۱، می‌توانید آن را مستقیما ازآنجا آپلود و ارسال کنید.

پاسخ‌دهندگان به این RFP باید یک نسخه اصلی و پنج نسخه از پیشنهاد خود را ارسال کنند. پاسخ‌ها باید حداکثر تا 25 خرداد ۱۴۰۱ دریافت شوند. پاسخ‌ها باید با تیتر یا نام «درخواست مارکتینگ» مشخص شوند.

5. تشریح جدول زمانی خود

با گنجاندن یک چارچوب زمانی در RFP خود، می‌توانید هر درخواست دهنده‌ای را که نمی‌تواند در محدودیت‌های زمانی شما کار کند حذف کنید. اگر از لحاظ زمانی انعطاف‌پذیر هستید، می‌توانید چیزی مانند این جمله به RFP خود در جداول زمانی اضافه کنید: «شرکت ما امیدوار است پروژه را ظرف شش ماه به پایان برساند، اما شرکت‌هایی که بتوانند این بازه زمانی را کاهش بدهند در اولویت خواهند بود.»

مثال:

شرکت ما برای بازاریابی خود به تکمیل پروژه در مدت 4 ماه نیاز دارد.

6. مشخص کردن عناصر کلیدی یک پروپوزال

اگر آنچه را که از مناقصه‌گران انتظار دارید در پیشنهاد خود نگنجانید و به‌طور واضح و مشخص بیان نکنید که هدف شما چیست، بعدا اگر اختلالی پیش بیاید لزوما آن‌ها مقصر نیستند. برای نوشتن درخواست پروپوزال بهتر است که یک چک‌لیست مشخص کنید و نیازهای خود را در آن اعلام کنید تا آن‌ها به‌خوبی نیاز شما را درک کنند. اگر شما به خوبی چک‌لیست خواسته‌ها و انتظارات خود را بیان کنید تا حدود زیادی به شرکت انجام دهنده خدمات متناسب با خواسته‌های خود خواهید رسید.

مثال:

یک درخواست پروپوزال باید حداقل شامل عناصر زیر باشد:

• شرح شرکت که شامل یک نمای کلی، نام و اعتبار تیم خلاق، تعداد کارمندان تمام‌وقت است.
• یک روایت یک‌صفحه‌ای که نقاط قوت شرکت و مهارت‌ها یا قابلیت‌های متمایزکننده شرکت شما را نشان می‌دهد.

7. تعیین کردن معیارهای ارزیابی

تشریح انتظارات خود به حذف درخواست‌دهندگانی که آن‌ها را برآورده نمی‌کنند کمک می‌کند. برای این کار تعیین معیار ارزیابی بهترین ایده‌ای است که می‌توانید پیاده کنید. معیارهای شما برای واگذاری کار می‌تواند شامل نمونه‌هایی از کارهای گذشته، سابقه موفقیت ثابت‌شده با شرکت‌هایی در صنایع مشابه، تخصص و مهارت‌های فنی برای برآورده کردن خواسته‌های شما و… باشد.

مثال:

درخواست دهنده یا ارائه‌دهنده خدماتی موفق به جذب پروژه خواهد شد که:

• تجربه کار به‌عنوان یک تیم مارکتینگ را برای حداقل 24 ماه گذشته داشته باشد.
• باید نمونه‌کارهای معتبر مشابه داشته باشد.
• تیم مارکتینگ متشکل از افرادی باتجربه و رزومه‌دار باشد و در کنار این‌ها از لحاظ قیمت‌گذاری منطقی باشد.

8. تشریح موانع احتمالی

در اینجا باید موانع احتمالی را که موجب شکست یا اختلال در پروژه می‌شوند، ذکر کنید. این موانع می‌تواند موانع مالی، چالش‌های شخصی‌سازی یا هر مانع دیگری باشد. با استفاده از این کار می‌توانید شرکت‌ها و درخواست‌دهنده‌هایی را که توانایی انجام کار شما را ندارند حذف کنید.

مثال:

احتمال دارد که در خدمات کدنویسی هم نیاز داشته باشیم. بنابراین شرکت‌هایی که در زمینه طراحی سایت تخصص دارند، در اولویت هستند.

9. تعیین بودجه پروژه

هر درخواست‌دهنده‌ای قبل از ارسال درخواست به شما باید بداند که شما چقدر می‌توانید برای خدماتشان به آن‌ها پول بپردازید.

مثال:

بودجه شرکت برای این پروژه حدود 20 میلیون تومان است.

همه این عناصر باید به‌گونه‌ای نوشته شوند که تأمین‌کنندگان و درخواست‌کنندگان بدانند که آیا پیشنهادی به شما ارائه کنند یا نه. تعریف پروژه به ارائه‌دهندگان خدمات این امکان را می‌دهد تا تعیین کنند که آیا اصلا برای پروژه شما مناسب هستند. شفاف بودن تا حد امکان در درازمدت به نفع هر دو طرف است.

RFP در مقابل RFI

درخواست اطلاعات (RFI) معمولا قبل از RFP است. درحالی‌که RFIها برای تعیین دقیق درخواست‌دهندگان بالقوه استفاده می‌شوند، RFPها به شرکت‌ها در تصمیم‌گیری نهایی کمک می‌کنند.

همان‌طور که از نام آن مشخص است، RFIها مربوط به جمع‌آوری اطلاعات هستند. آن‌ها به‌وسیله شرکت‌ها استفاده می‌شوند تا درک کنند که چه راه‌حل‌هایی در بازار وجود دارد و چگونه شرکت‌هایی که این راه‌حل‌ها را ارائه می‌دهند می‌توانند به حل یک مشکل کلیدی یا تکمیل یک کار کلیدی کمک کنند. RFIها از شرکت‌ها می‌خواهند که داده‌هایی در مورد آنچه انجام می‌دهند و چگونگی کمک به دستیابی به اهداف خاص، ارائه دهند.

در همین حال، RFPها از RFI پیروی می‌کنند. با استفاده از اطلاعات به‌دست‌آمده از RFI، شرکت‌ها RFP‌هایی می‌سازند که دقیقا به دنبال چه چیزی هستند، چقدر قصد دارند هزینه کنند و ارائه‌دهندگان خدمات چگونه انتخاب می‌شوند. درواقع، RFIها به محدود کردن دامنه RFPها برای کمک به ساده‌سازی فرآیند انتخاب کمک می‌کنند.

همچنین اگر می‌دانید دقیقا به دنبال چه محصول یا خدماتی هستید، گزینه دیگری نیز وجود دارد: درخواست قیمت یا (RFQ). برخلاف RFP که از شرکای بالقوه می‌خواهد پیشنهادی را بر اساس تخصص و تجربه‌شان ارائه کنند، RFQ مربوط به هزینه است: شما از یک فروشنده خاص می‌پرسید که هزینه ارائه خدمات یا راه‌حل X در بازه زمانی «Y» با شرایط «Z» چه هزینه‌ای دارد.

تحقق بهترین نتایج برای RPF شما

RPF شما زمینه را برای شرکت‌ها فراهم می‌کند تا برای پروژه‌هایی که خارج از محدوده تخصص داخلی شما هستند، مناقصه بدهند و همچنان برای موفقیت کسب‌وکار شما حیاتی هستند.

بسیار مهم است که مطمئن شوید RFP شما واضح، مختصر و حاوی جزئیات کلیدی در مورد نیازهای شماست. با این کار و با نوشتن درخواست پروپوزال استاندارد شما به هدف خود به بهینه‌ترین شکل ممکن دست خواهید یافت.

با استفاده از الگوهایی که برای شما در این مقاله قرار داده ‌شده است می‌توانید نوشتن درخواست پروپوزال خود را شروع کنید.

سؤالات متداول:

درخواست برای پروپوزال به چه هدفی نوشته می‌شود؟

درخواست برای پروپوزال به جهت یافتن شرکت‌های ارائه‌دهنده خدمات یا فروشندگانی نوشته می‌شود که بیشترین تطابق را با نیاز شما دارند.

در درخواست برای پروپوزال چه چیزی گنجانده می‌شود؟

یک درخواست برای پروپوزال حاوی اطلاعات مفیدی اعم از شرح پروژه، معیارهای ارزیابی، ،محدوده کار، اهداف و… است.

آیا در درخواست برای پروپوزال باید به بودجه اشاره شود؟

بودجه یکی از مهم‌ترین عناصر درخواست برای پروپوزال است که باید به‌صورت شفاف بیان شود.

دانلود فایل کتاب

نحوه نوشتن درخواست برای پروپوزال (همراه با تمپلیت نمونه)
مگابایت ()

نام و نام خانوادگی شما ضروری است.